DISTRIBUSI KOLOM JENIS KELAMIN FORMAT DATA BASE BOS

Pada dasarnya Excel sangat mempermudah pengolahan data base, namun banyak kemampuan excel yang belum kita ketahui, berikut salah satu rekayasa kemampuan excel dalam mengolah data base BOS.

Cara mengubah mengkonversi data Jenis Kelamin “L”/”P” ke 1 tiap Kelas dan ke kolom terpisah dari sumber data “L”/”P” dalam satu kolom.

Jenis Kelamin	diubah menjadi	KELAS						Jenis Kelamin
		1		2		3		L	P
		L	P	L	P	L	P
L		1
L		1
P			1
P			1
L		1
P			1
L		1
L		1
P			1	dst...

Langkah mengubahnya:

1. Urutkan data berdasarkan Kelas 1-6 menggunakan DATA SORT jika belum urut kelas
2. Sisipkan KOLOM di samping kiri/kanan kolom JENIS KELAMIN yang masih digabung satu kolom
3. Kopi paste isi kolom JENIS KELAMIN ke kolom yang baru disisipkan sehingga ada dua kolom sama
4. Selanjutnya HAPUS Jenis kelamin P pada kolom 1 sehingga hanya ada L, selanjutnya HAPUS Jenis Kelamin L pada kolom 2 sehingga hanya ada P dengan menggunakan FIND and REPLACE sbb:

1. Blok kolom 1yang berisi L dan P, CTRL+H (muncul box isian)
2. Isi FIND WHAT dengan P dan REPLACE WITH biarkan kosong, klik REPLACE ALL, OK

Selanjutnya untuk kolom 2 juga demikian:

1. Blok kolom 2 yang berisi L dan P, CTRL+H (muncul box isian)
2. Isi FIND WHAT dengan L dan REPLACE WITH biarkan kosong, klik REPLACE ALL, OK
3. Hasilnya silakan COPY, letakkan di Tabel Jenis Kelamin yang 2 kolom, PASTE SPECIAL, VALUE, OK.

Selanjutnya lakukan REPLACE kembali pada kolom 1 yang berisi L dan kolom 2 yang berisi P:

1. Blok kolom 1, CTRL+H (muncul isian)
2. Isi FIND WHAT dengan L dan REPLACE WITH dengan 1, klik REPLACE ALL, OK
3. Blok kolom 2, CTRL+H (muncul isian)
4. Isi FIND WHAT dengan P dan REPLACE WITH dengan 1, klik REPLACE ALL, OK
5. Hasilnya silakan COPY, letakkan di Tabel Jenis Kelamin yang 2 kolom sesuaikan KELAS yang diisi jenis kelamin dengan angka 1, PASTE SPECIAL, VALUE, OK.

Satu hal lagi, apabila nama ortu terlanjur digabung jadi satu kolom misalnya Samat/Supriati dan ingin mengambil salah satu ayah atau ibu saja mudah sekali silakan blok, CTRL+H, FIND WHAT isi yang dengan */ REPLACE WITH kosongi apabila yang dihapus KATA sebelum tanda / (ayah), klik REPLACE ALL, OK. Hasilnya nama IBU saja yang masih ada.
Ada cara lain menggunakan rumus, tapi coba dulu cara tersebut. Jika masih kesulitan, silakan gunakan cara antum yang paling mudah dan cepat.

Terimakasih, semoga manfaat.